Informativa sul trattamento di dati personali in occasione di convegni, congressi e conferenze Art. 13 Reg. UE 2016/679

Con questo documento, Ottobock Italia fornisce le informazioni sui trattamenti dei dati personali raccolti in occasione dell’organizzazione di convegni, congressi e conferenze.

Chi è il Titolare del trattamento?

Titolare del trattamento è la società Otto Bock Italia S.r.l. a socio unico (nel presente documento indicata come “Ottobock Italia”), c.f. 00302580378, P.IVA IT00500261201, con sede legale in Via Turati, 5/7, 40054 Budrio (BO), IT.

Chi è il Responsabile della Protezione dei Dati?

Il Responsabile della Protezione dei Dati (meglio conosciuto come Data Protection Officer o DPO) di Ottobock Italia è l’Avv. Massimo Bacci, con studio in Via Valentini 23/a, 59100 Prato (PO), IT.

Puoi rivolgerti a lui per qualsiasi questione riguardante il trattamento dei tuoi dati personali da parte di Ottobock Italia, utilizzando i seguenti recapiti:

• Telefono: +39 0574/870551-2

• E-mail: privacy.italia@ottobock.com

Trattamenti di dati in occasione di convegni, congressi e conferenze

In occasione di eventi organizzati da Ottobock Italia, come convegni, congressi, conferenze, seminari, corsi di formazione etc., dovremo trattare alcuni dati delle persone che vi partecipano, in proprio o per conto di un’organizzazione (es. società, impresa, istituto etc.).

Per ciascuna categoria di trattamento, forniremo le seguenti informazioni: dati trattati, finalità, basi giuridiche, tempi di conservazione e destinatari.

Per informazioni relative ad altri trattamenti di dati personali da parte di Ottobock Italia (ad esempio: per l’effettuazione dei pagamenti, per comunicazioni di servizio, per finalità contabili e fiscali, per finalità di marketing; per la raccolta e l’utilizzo di immagini etc.), è possibile consultare l’informativa generale al seguente link:

https://www.ottobock.com/it-it/privacy/gdpr

Registro delle presenze

Dati trattati: nome e cognome di chi partecipa all’evento; organizzazione di appartenenza (es. società, impresa, istituto etc.); oggetto dell’evento, data e luogo; orario di ingresso e di uscita; firma. Può essere richiesta l’esibizione di documenti di identità.

Finalità: questi dati ci servono per registrare le presenze, verificare la frequenza e possono essere utilizzati ai fini del rilascio di attestati o certificati

Base giuridica: si trova nell’art. 6, lett. a) Reg. UE 2016/679 e consiste nella necessità dei dati per dare esecuzione ad un rapporto contrattuale di cui fa parte la persona interessata.

Conservazione: il registro delle presenze non viene conservato una volta venuta meno la sua finalità. Tuttavia, alcuni dati potrebbero confluire nelle certificazioni conservate da Ottobock Italia (si veda sotto). I documenti di identità non vengono conservati o copiati.

Destinatari: i dati sono trattati da personale autorizzato di Ottobock Italia o di altre società facenti parte del Gruppo Ottobock e possono essere comunicati all’organizzazione di appartenenza della persona che partecipa al corso.

Registrazione clienti certificati

Dati trattati: nome e cognome della persona che ha ottenuto la certificazione; società, organizzazione o istituto di appartenenza; eventi frequentati; certificati; competenze acquisite.

Finalità: questi dati ci servono per tenere traccia dei nostri clienti certificati, per consentire loro l’utilizzo di determinati prodotti/servizi che richiedono competenze specialistiche.

Base giuridica: si trova nell’art. 6, lett. f) Reg. UE 2016/679 e consiste nell’interesse legittimo di Ottobock Italia a consentire l’utilizzo di determinati prodotti soltanto a chi abbia acquisito adeguate competenze.

Conservazione: le certificazioni vengono conservate sino a quando perdurano il rapporto fra Ottobock Italia e l’organizzazione certificata ed il rapporto lavorativo fra l’organizzazione e la persona fisica che ha ottenuto la certificazione.

Destinatari: i dati sono trattati da personale autorizzato di Ottobock Italia o di altre società facenti parte del Gruppo Ottobock e possono essere comunicati all’organizzazione di appartenenza della persona che ha ottenuto la certificazione.

Verifica del Green Pass

Dati trattati: vengono controllati ma non raccolti, copiati o conservati il QR Code del Green Pass ed un documento che attesti l’identità della persona che lo esibisce. Le persone esenti dall’obbligo di Green Pass potranno esibire il certificato di esenzione.

Finalità: questo trattamento ha come fine quello di ridurre il rischio di contagi da COVID-19 in occasione degli eventi organizzati da Ottobock Italia, in conformità con gli obblighi di legge.

Base giuridica: si trova nell’art. 6, lett. c) Reg. UE 2016/679, in quanto il trattamento è richiesto per adempiere all’obbligo di legge di cui all’art. 3, lett. e) D.L. 3 Luglio 2021, n. 105. Il trattamento dei dati sanitari è consentito in base all’art. 9, lett. i) Reg. UE 2016/679, in quanto necessario per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica.

Conservazione: i Green Pass, i documenti di identità e i certificati di esenzione non vengono raccolti, copiati né conservati.

Destinatari: i dati vengono controllati solo da personale autorizzato da Ottobock Italia e non sono comunicati a terzi. Quando queste incombenze sono poste in essere dal gestore del luogo in cui si tiene l’evento, è quest’ultimo ad agire in qualità di titolare autonomo del trattamento ed Ottobock Italia ne resta estranea.

Quali sono i tuoi diritti?

Il Reg. UE 2016/679 (articoli 15-22) riconosce importanti diritti in materia di protezione dei dati personali, che puoi esercitare rivolgendoti a Ottobock Italia.

In particolare, l’interessato hai il diritto di sapere se è in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, se confermato, di ottenere una copia di tali dati ed essere informato su: l’origine dei dati; le categorie di dati personali trattate; i destinatari dei dati; le finalità del trattamento; l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione; il periodo di conservazione dei dati.

L’interessato può chiedere che i suoi dati personali siano rettificati o cancellati, o che ne venga limitato il trattamento. Puoi inoltre chiedere che i dati forniti a Ottobock Italia siano trasferiti ad un altro titolare (“diritto alla portabilità”), nel caso in cui il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e venga effettuato con mezzi automatizzati.

L’interessato può opporsi al trattamento dei suoi dati personali per motivi connessi alla sua situazione particolare, da specificare nella richiesta oppure senza necessità di motivare l’opposizione, quando i suoi dati sono trattati per finalità di marketing diretto.

In ogni caso, puoi depositare un reclamo presso l’Autorità Garante per il trattamento dei dati personali in caso tu ritenga che Ottobock Italia abbia violato i tuoi diritti.

Come puoi esercitare i tuoi diritti?

Puoi presentare, gratuitamente e senza particolari formalità (per esempio, tramite posta elettronica, posta raccomandata etc.), una richiesta di esercizio dei diritti a Ottobock Italia. Siamo tenuti a rispondere entro 1 mese alla tua richiesta o a comunicare e motivare un eventuale ritardo nella risposta, che non può comunque superare i 2 mesi. Se la risposta non perviene nei tempi indicati o non la ritieni soddisfacente, puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali, mediante un reclamo ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, oppure all’autorità giudiziaria

Per esercitare i tuoi diritti puoi seguire la procedura indicata sul sito web alla pagina https://www.ottobock.com/it-it/privacy/gdpr oppure contattare il Responsabile della Protezione dei Dati utilizzando i recapiti sopra individuati o utilizzare il modulo fac-simile messo a disposizione sul sito web dell’Autorità Garante www.garanteprivacy.it.